退職届の書き方と提出の仕方｜最低限のマナーや封筒の選び方も解説

退職届を出すことが決まって、マナーや書き方について調べている人も多いでしょう。退職届は文面が決まっているため、マナーさえ押さえれば作成自体はスムーズです。

この記事では、最低限押さえておきたい退職届のマナーや、書き方の基本について解説します。

退職届で押さえたいポイントとは？

退職届で押さえたいポイントは、主に3つです。

• 封筒選び
• 退職届作成
• マナーに沿った提出

退職届は文面が決まっているため、作成自体はそこまで難しくありません。退職届を入れる封筒の選び方や提出の仕方を知っていれば、スムーズに進行できます。

次の章からは、退職届の提出にあたって用意すべきアイテムをチェックしましょう。

退職届提出にあたり準備するもの

退職届を提出する際、以下の4つのアイテムを準備しましょう。

• 封筒
• 退職届を書くフォーマット
• 黒ボールペン
• クリアファイル

退職届は重要な書類として扱われるため、封筒は必ず準備します。また、退職届のフォーマットが企業で指定されている場合は、その様式に従いましょう。退職届を手書きで作成する場合は、黒ボールペンを使用します。

クリアファイルは、退職届を汚れたり折れたりすることなく綺麗に持ち運ぶために必要です。

次の章では、封筒の選び方について解説します。

封筒の選び方

退職届は用紙をそのまま渡さずに、封筒に入れて提出するのがマナーです。ここでは、選ぶべき封筒の種類や、退職届に合ったサイズについて解説します。

封筒の種類

基本的に、退職届には郵便番号枠のない白無地の封筒を使用します。茶色の封筒（クラフト封筒）の使用を考える人もいますが、事務的な用途で使われるもののため退職届には適しません。

退職届は、労働契約の解除を申し込む「公式文書」として扱われます。重要な文書を提出するという意味を込めて、白い無地の封筒を用意しましょう。

また、白い無地の封筒は、100円均一ショップで購入が可能です。

用紙に合った封筒のサイズ表

退職届の用紙は、三つ折りにして封筒に入れるのが基本です。

用紙に対して小さい封筒を用意すると、退職届が折れたり、余計に小さく折りたたむ必要があります。退職届のサイズをチェックし、三つ折りにしたときにぴったりなサイズの封筒を購入しましょう。

退職届の用意

退職届は、会社がフォーマットを用意している場合と、そうでない場合があります。会社指定の様式があるなら、決まったフォーマットを使用するのが適切です。

会社にフォーマットがない場合は、ネットのテンプレートを参考にしながら手書きで作成します。

退職届をどのように用意すればいいかわからない人は、社内規定を確認しましょう。

退職届や封筒の書き方

ここからは、退職届と封筒の書き方を例文を用いて解説します。

退職届はPCで書いてもいい？それとも手書き？

「手書きが苦手」「PCのほうが得意」という理由から、退職届をPCで作成したい人もいるでしょう。法律上、退職届は手書きという決まりはなく、PCでの作成でもOKです。

ただし、企業によっては手書きが推奨される場合もあるので、社内規定を確認するのが無難です。退職届の内容はシンプルで文量も少ないため、手書きでも大きな負担にはなりません。

退職届の例文

退職届は、以下の例文通りに記入すればOKです。

退職届

私儀

このたび、一身上の都合により、勝手ながら、二〇☓☓年☓月☓日をもって、退職いたします。

 

総務部

山田　太郎（印）

 

株式会社☓☓☓☓

代表取締役社長　☓☓☓☓殿

退職届は縦書き、横書きどちらでもかまいませんが、横書きの場合は封筒も横書きで統一します。

封筒の書き方

封筒は、退職届が縦書きなら縦書き、横書きなら横書きと統一して記入します。表面に「退職届」裏面に「部門や部署」「名前」を記入しましょう。

知っておきたい退職届のマナー

退職届をはじめとした文書は、相手が読みやすいように配慮するのがポイントです。ここでは、知っておきたい退職届のマナーを2つ紹介します。

折り方の向きに気をつける

退職届を封筒に入れる際、向きにも気をつけたいところです。簡単なので、この際に封筒への入れ方をマスターしましょう。

1. 用紙を左に90度回転させる
2. 右側1／3を折る
3. 左側1／3を折る
4. そのままの向きで封筒に入れる

のり付けしなくてOK

退職届を手渡しするなら、すぐに読んでもらえるようにとの意味からのり付けはいりません。封にシールがついている場合でも、はがさずに折るだけで提出しても大丈夫です。

ただし、郵送の場合は、のり付けした上で封部分に締めマーク（〆）を記入します。

退職届のスマートな渡し方

退職届をスマートに渡すなら、以下の3点に気を配りましょう。

• 直属の上司に提出する
• 一言感謝の言葉を述べる
• 忙しい時間帯を避ける

退職届は、指定がない限り直属の上司に提出するのが基本です。提出する際は「これまで大変お世話になりました」と、端的に感謝の気持ちを伝えると印象がよくなります。

また、退職届を提出するタイミングは、上司が忙しい時間帯を避けるべきです。勤務時間内で落ち着いた時間帯を選び、上司に直接提出しましょう。

退職届を郵送する際に気をつけること

状況によっては、退職届を郵送しようと考える人もいるでしょう。郵送の場合、手渡しとは異なるポイントがあるため、あらかじめ覚えておく必要があります。

添え状をつける

郵送の場合、退職届のほかに添え状という挨拶文をつけて送ります。以下は、添え状として使える文章ですので、コピペや写し書きをしてお使いください。

20✗✗年✗月✗日

株式会社○○○○

△△　△△様（上司の名前）

 

✗✗部✗✗課

氏名　○○　○○（印）

 

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

このたび、一身上の都合により退職することとなりました。

 

つきましては、同封のとおり退職届を提出いたします。ご査収いただけますようお願い申し上げます。

 

短い間でしたが、大変お世話になりました。

末筆ながら、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

 

敬具

内容証明で送るのがベスト

退職届を郵送で提出する際は、内容証明で送るのがベストです。内容証明とは「いつ、どのような文書を誰宛てに差し出したか」を証明する郵便で、郵送物の紛失リスクをなくせます。

退職届は重要な書類であるため、内容証明で郵送することで安心して提出できます。郵便局で内容証明手続きを行えば届出の証拠が残るため、後々のトラブルも防げるでしょう。

退職届のマナーを知り円満退職を目指そう

退職届は、労働契約を終了させるための重要な文書です。提出により退職が正式に求められるので、正しく作成し適切な相手に提出する必要があります。

円満に退職できるよう、退職届のマナーを知った上で文書を作成しましょう。