退職を決意したものの、退職までの流れが分からずなかなか踏み出せない人もいるでしょう。退職する際の流れや手続きを解説します。退職に関するよくある質問も紹介しているので、退職を検討中の人はしっかりと確認しましょう。
会社を退職するまでの流れ
会社を退職するまでの大まかな流れを解説します。特に初めて退職する人は、流れが分からず不安に思うこともあるでしょう。退職の流れを把握しておくことで、あわてずに手続きを進めることができます。
2カ月前を目安に退職の意志を伝える
一般的には、退職の意志は2カ月前を目安に伝えることがマナーとされています。業務の引き継ぎや人員配置の調整があるためです。退職する旨は、まずは直属の上司に伝えましょう。
このとき、きぜんとした態度で伝えることがポイントです。あやふやな言い方では、慰留の見込みがあると判断され、退職がスムーズにいかなくなる可能性があります。
退職理由は個人的な理由を話すようにし、会社側に問題があるような言い方は避けましょう。これも「会社側が改善すれば慰留できる」と解釈される恐れがあります。また退職することは、たとえ親しい同僚であっても退職前に明かすべきではありません。
退職日決定・退職届を提出
退職する旨の了承を得たら、退職日を決定します。退職するベストなタイミングは、新しい会社に入社する前日です。なぜなら会社に所属していない期間が1日でもあると、国民年金と国民健康保険を支払う必要があるためです。
また内定先に迷惑が掛からないよう、退職日は内定後2カ月以内、遅くても3カ月以内にしましょう。
現職の引き継ぎ期間も忘れてはいけません。引き継ぎが終わらないまま退職すると、現職に迷惑が掛かってしまうため、引き継ぎ期間も十分に取れる退職スケジュールを設定しましょう。
業務引き継ぎ
引き継ぎ計画は以下の観点で作ると、抜け漏れが発生しにくくなります。
- 引き継ぎが必要な業務の洗い出し
- 引き継ぐ業務の優先順位
- 引き継ぎ工数の見積もり
上記を上司に確認し、OKが出たら資料を作りましょう。引き継ぎを行う場合は、後任がすぐには決まらない可能性も考慮し、引き継ぎ資料を作っておくことが大切です。
引き継ぎのスケジュールは退職日の3日前までに終わるように組み、資料はできるだけ詳細に記載しましょう。営業職であれば、顧客の性格といったことまで記載すると、丁寧な印象を与えられます。
退職時に必要な手続き
実際に退職をする際、どのような手続きが必要になるのでしょうか。まずは退職時に必ず発生する手続きを解説します。
貸与物や保険証等の返却
退職時には、会社からの貸与物を忘れずに返却しましょう。返却が必要なアイテムは、以下の通りです。
- 健康保険被保険者証
- 社員証・IDカード
- 名刺
- 制服・作業服
- 会社から貸し出されたパソコン・スマートフォン
健康保険被保険者証は、扶養家族がいる場合は扶養家族の分も返却します。有休休暇消化などにより、退職日に出社しない場合は、郵送で返却するのが一般的です。
名刺は機密情報に該当するため、自分のものだけでなく、顧客の名刺も合わせて返却する必要があります。またパソコンやスマートフォン、IDカードは紛失や破損をすると弁償を求められる場合があります。忘れずに返却しましょう。
会社から必要書類を受け取る
退職時には、会社から以下の書類が送られます。
- 源泉徴収票
- 離職票（退職後）
- 健康保険被保険者資格喪失確認通知書
- 退職証明書
雇用保険被保険者証や年金手帳を会社に預けていた場合は、このタイミングで上記書類と併せて返却されます。
離職票や退職証明書は、転職先がすでに決まっている場合は使うことはあまりありません。しかし仮に失業保険を申請するとなった場合は、離職票が必要になります。
退職証明書は基本的に国民健康保険への切り替え手続きに必要な書類ですが、転職先から提出を求められることもあります。
離職票と退職証明書はどちらも受け取っておいて不都合はありません。
退職から期間を空けず転職する場合の手続き
退職日の翌日に新しい会社へ入社するような場合は、特別手間の掛かる手続きはないと言えます。退職して期間を空けず転職する際に発生する手続きを解説します。
手続きは転職先に任せてOK
いざ転職となると『必要な手続きは何か』『手続きをするのは自分なのか新しい勤め先のどちらか』などと戸惑うこともあるでしょう。
気を付けなければならないのは雇用保険、健康保険、年金保険といった社会保険制度関係で、病気や労災などの事態に対して保証の空白期間が生じないようにカバーできるようスムーズな移行が望まれます。
スムーズな移行という点では、退職してすぐ転職先に勤め始める場合は、転職先企業が行政機関への申請手続きを行ってくれるため安心です。
転職先の人事総務の指示に従い必要書類を提出することになりますが、場合によっては以前の職場から渡されるべき書類が手元に届かないケースもありえますので、チェックリストを作るなどして抜け漏れがないように気を付けましょう。
必要書類を転職先に提出
転職先の会社に提出するべき書類がいくつかあります。どの会社でも必要となる代表的な提出書類は以下の通りです。
- 雇用保険被保険者証
- 源泉徴収票
- 年金手帳
- 健康保険被扶養者異動届（扶養家族がいる場合）
基本的にはどれも現職の会社を退職する際に受け取る書類なので、処分せずに取っておく必要があります。なお源泉徴収票は年末調整の際に必要な書類です。
年末調整の前までに提出すれば問題ありませんが、抜け漏れを防ぐために現職の会社から受け取ったら速やかに提出すると良いでしょう。
転職先が決まっていない、期間が空く場合
退職後に転職先が決まっていない、または転職までに期間が空く場合は、自分で各種手続きをする必要があるため少々手続きが煩雑になります。必要な手続きとポイントを解説します。以下の情報を踏まえた上で、退職日を決定すると良いでしょう。
自分でさまざまな手続きを行う必要がある
退職後に1日でもブランクが空く場合は、まずは年金と健康保険の手続きを自分でする必要があります。健康保険については以下のいずれかの対応が必要です。
- 現職で加入している保険を任意継続する
- 国民健康保険に加入
- 家族の健康保険の扶養に入る
家族の扶養に入る場合は、自身の年収が130万円未満であることが条件です。長期間ブランクが空く場合には検討すると良いでしょう。
年金については、国民年金への切り替えが必要です。また、転職をしないまま年を越す場合は、確定申告をして所得税を納める必要があります。
健康保険は任意継続が可能
健康保険については現職で加入している保険を、任意継続という形で退職後も2年間加入できます。保険料は退職時の標準報酬月額を元に算出され、2年間変わりません。
ただし在職中は保険料の半分を会社が負担してくれていましたが、退職後は原則全額自己負担となる点に注意しましょう。
保険料は加入した月から発生し、月単位での請求となるため日割り計算はできません。つまり月初めに加入しても、月末に加入しても同じ金額の保険料が掛かります。
保険の手当については、傷病手当金と出産手当金以外は在職時と同等の給付を受けられます。
失業保険を受給したい場合の手続きと注意点
退職後しばらくブランクが空きそうな人の中には、失業保険を受給する人も多いでしょう。失業保険を申請するには、まずは退職後に会社から送られてくる離職票が必要です。その上で、下記3点の条件を満たしている必要があります。
- 失業状態にある
- 退職日以前の2年間に雇用保険加入期間が1年以上ある
- ハローワークに求職の申し込みをしている
失業状態とは、就労の意思がありながら就業できていない状態のことを指します。つまり家業を継いだり、自営業を始めたりするなどの場合は失業状態にはなりません。
なお自己都合による退職の場合は、給付までに約2カ月間の制限期間がある点に注意しましょう。
住民税に関する手続きに注意
退職に際した住民税の納付は、他の税金と勝手が異なるので注意が必要です。住民税に関する手続きや、注意点を解説します。
退職月によって手続きが異なる
会社に所属しているときは、住民税が毎月の給料から天引きされていました。退職すると天引きができなくなるので、何らかの方法で残額を支払わなければなりません。
退職月が1〜5月か6〜12月かによって、住民税の払い方が変わります。
退職月が1〜5月末の場合は、5月分までの住民税を一括で給料から天引きされる『一括徴収』で納めます。6〜12月の場合は、翌年5月分までを『一括で天引きする』か『普通徴収』かを選択可能です。
普通徴収とは、年4回に分けて住民税を支払う方法です。払込書が送られてくるので、自身でコンビニなどで支払いましょう。
転職先で特別徴収を利用したい場合
住民税には、一括徴収と普通徴収の他に、特別徴収という納付方法もあります。特別徴収とは会社が毎月社員の給料から住民税を天引きして支払うことで、会社員にとっては一番なじみのある納付方法でしょう。
そのため転職先でも特別徴収を利用した方が手間が掛からず楽と言えます。その際、『給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書』の項目の一つ『転勤（転職）等による特別徴収届出書』に必要事項を記入する必要があります。
注意点は、『給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書』は現職で記入し、『転勤（転職）等による特別徴収届出書』欄は転職先で記入する必要があることです。
収入がなくなっても住民税の免除はない
転職した結果年収が下がることや、無職になって収入がなくなることもあるでしょう。しかし仮に収入が下がったりなくなったりしても、住民税の免除や減額はできません。
住民税は前年の年収を元に算出され、前年分の税金を翌年1年間かけて払います。つまり前年より年収が下がっても、前年の年収に応じた金額の住民税が課されるため、負担が大きくなってしまいます。
無職になったからといって住民税を減免してくれることはほとんどありませんが、12分割で分納することは可能です。普通徴収では、4回に分けてそれぞれ3カ月分の住民税を支払います。
1回1回の支払いが厳しい場合は、役所に相談すれば12分割での納税を許可してくれることがあります。住民税の支払いが難しいと感じた場合は、まずは役所に相談してみると良いでしょう。
退職手続きについてよくある疑問に回答
退職手続きをするにあたって、よくある疑問点を紹介します。知っておくと役に立つ情報ばかりなので、退職する際の参考にしましょう。
退職を引き止められた場合の対処法
退職を引き止められたら、心が揺らぎそうになるかもしれません。しかし少しでも動揺する様子を見せてしまうと、「慰留できる」と思われて、退職交渉が長引く可能性があります。そうすると、転職先に迷惑が掛かってしまいます。
まずは意志が揺るがないことをはっきりと伝えることが大切です。それでも待遇改善や、「繁忙期の間だけでも」と、食い下がられることもあるでしょう。
そのときは、ポジティブな理由を伝えるのが有効です。現職ではどうにもならないことを伝えれば、相手が納得してくれる可能性が高くなります。もし退職することを一方的に拒否されるような悪質な対応をされた場合は、労働基準監督署に相談しましょう。
最短いつから退職は可能？
退職は最短2週間で可能です。民法では、退職は2週間前に告知すれば成立すると定められているためです。
とはいえ多くの会社の社内規定では、退職は1カ月前通告とされています。それは引き継ぎや人員配置の期間が必要なためです。そのため円満に退職するためには、1カ月や2カ月前に通告するのが慣例的です。
社内規定では1カ月前通告と定められていても、あくまで民法が優先されます。パワハラを受けているなど、すぐにでも退職をした方が良い場合は、2週間で退職するのも手段の一つです。
有給休暇が消化しきれない場合
有給休暇を消化しきれずに退職した場合、残った有休を買い取ってもらえるか気になる人もいるでしょう。結論は、退職によって消滅する有給休暇は買い取ってもらえます。労働基準法では、下記の有給休暇は買取可能と定められています。
- 退職によって消滅する有給休暇
- 法律の基準以上に与えられている有給休暇
- 時効となる有給休暇
ただし上記以外のケースでは、有給休暇の買取はできないので注意しましょう。有給休暇の買取額は、通常の有給休暇の手当と同額であることが一般的です。ただし最初から買い取ってもらうつもりでいるのではなく、計画的に消化する姿勢が重要です。
チェックリストを作成し抜け漏れなく対応しよう
退職は法律上では2週間前に通告すれば成立しますが、円満退職を考えるなら少なくとも1カ月前には通告するのがポイントです。
まずは直属の上司に伝えるようにし、慰留されても意志が変わらないことをはっきりと伝えましょう。退職交渉がうまくいったら業務の引き継ぎをしっかりとすることが大切です。
退職するベストなタイミングは、転職先の入社日の前日です。1日でもブランクが空く場合は各種手続きを自分でする必要があります。
住民税については、退職する月によって納め方が変わるので、資金繰りをする際の参考にしましょう。住民税の減免はできないので注意が必要です。
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