面接後にお礼メールは必要？知っておきたいマナーと状況別の例文

面接を受けた後に担当者に伝えたいことがあるときは、『お礼メール』を送りましょう。お礼メールは転職や就活の際に必須のものなのか、マナーについても解説します。そのほか、件名や本文に書くべき内容など、例文も見ていきましょう。

面接後のお礼メールは必要？

面接後に『お礼メール』は必要なのでしょうか？担当者に気持ちを伝えるために出すメールですが、必須のマナーではありません。なぜ送ったほうがよいとされているのか、おもな理由を解説します。

採否に影響する可能性は低い

お礼メールの有無は、採否にはほとんど影響がありません。面接官は面接の内容で採否を決めており、メールの有無で印象が大きく変わるケースはまれだからです。

面接の印象がよく、採用に近い人が『メールを送らなかったから』という理由で不採用になることはないでしょう。逆に、面接の印象が悪いのに『メールの内容がとてもよかったから』と採用に変わる可能性も低いはずです。

伝えたいことは、面接の中ですべて伝えましょう。メールを送ることで、入社後に『あのメールをくれた人だな』と認識してもらえる可能性はありますが、印象を上げるためには内容が重要です。

社会人のマナーとして感謝を伝えよう

お礼メールの役割は『お礼の気持ちを伝えること』です。取引先にお礼やあいさつメールを送るのと同じく、一種のマナーと考えておきましょう。

しかし、面接・面談は、多くの応募者の中から企業に採用する社員を選ぶために行われるものです。面接時点では社員として働いているわけではなく、お礼メールがないからといってマナー違反を指摘されることはありません。

純粋に、『お礼を伝えたい』『会社への思いを伝えたい』と感じたときに送るようにしましょう。お礼メールは担当者が仕事の一環として読むものです。義務感のみで送ったメールが担当者に響くとは考えにくいでしょう。

お礼メールを出すときのポイント

お礼メールを送る際には、どんなことに注意すればよいのでしょうか？基本的には、長文メールや内容のわからない件名は避け、簡潔にお礼を伝えましょう。義務的な印象を与えないよう、自分なりの感想を伝えるのも大切です。

件名は簡潔に

人事担当者は、お礼メールの受付以外にもさまざまな仕事をしています。お礼メールは緊急性のある内容ではありませんが、何が書かれているのかわからない場合、担当者はひとまずメールを開いて内容を確認することになります。

多忙なときに手間をかけさせずに済むよう、件名は簡潔なものにしましょう。『面接日程と名前』を記載し、『面接のお礼』であることがわかる件名であれば、大きな問題はありません。

質問や重要事項が含まれていないと判断してもらうためにも『採用面接（○月○日）のお礼（名前）』程度にまとめるのが最適です。

本文に必要な内容

お礼メールを送るときに、最低限押さえておきたいマナーがあります。本文の最初には宛先として、担当者の『企業名』『部署名』『担当者名』が必要です。企業名につく『株式会社』は『（株）』と略さず、正確に記載しましょう。

メール本文ではあいさつと自分の名前を名乗り、面接の時間を取ってもらったことに対して率直にお礼を述べましょう。そして、面接内容や感じたことを1～2文でまとめ、面接の時間が有意義であったことを伝えます。

質問がある場合を除き、返信不要の旨を付け加えると相手の負担も軽くなるでしょう。メール本文の最後には、自分の名前やメールアドレス・電話番号・住所などを記載した『署名』を入れます。

ビジネスマナーを守る

お礼メールは、ビジネスメールと同様の体裁で送るのが一般的です。普段ビジネスメールを送り慣れていない場合は、敬語の間違いなどに気を配りましょう。

たとえば、面接では相手企業のことを『御社』と呼びますが、メールを含む文章では『貴社』を使います。

また『おっしゃられる通りです』などの『二重敬語』は気にする人が多いため、注意しましょう。この場合『おっしゃる通り』が正しい敬語です。

基本的に、適度な箇所で改行し、読みやすいように心がけましょう。文章の途中で改行はせず、1～2文ごとが目安です。文字の装飾や絵文字も、ビジネスメールでは基本的に使いません。

転職中の場合は、誤って社用メールでお礼を送らないよう、気を配りましょう。

お礼メールの例文

お礼メールを送る際は、どのような内容がよいのでしょうか？それぞれケース別に例文を紹介します。メールの末尾には、署名やメールアドレスを忘れずに記載しましょう。

面接直後に送るお礼メール

○○株式会社 ○○部 ○○様

お世話になっております。本日○時に面接に伺いました○○（名前）です。

本日はお忙しい中、面接の機会をいただきありがとうございます。お時間をいただいたお礼を伝えたいと思い、メールいたしました。

○○様から直接お話を聞くことができ、業務の内容や貴社の状況も理解できたと思っております。面接を受け、よりいっそう○○部で働きたいという気持ちが高まりました。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。ご多忙と存じますので、返信は不要です。

選考通過の際に送るお礼メール

選考通過の際に送るメールには、おもに必要事項を記載しましょう。日程が合わない場合には相談も必要です。一般的な例文を紹介します。

○○株式会社 ○○部 ○○様

お世話になっております。○○（名前）です。

先程は選考通過のご連絡をありがとうございました。

次の機会をいただけて、大変うれしく思っております。ご連絡いただきました通り、○月○日○時に伺います。

お忙しい中恐れ入りますが、その際はよろしくお願いいたします。

内定をもらったときのお礼メール

メールや郵送で内定をもらったときには、返信を早めに送りましょう。内定辞退の場合は、企業が別の候補者に連絡することになります。

面接のお礼メールとは異なり、『内定を受ける意思』を中心に記載しましょう。一般的な例文を紹介します。

○○株式会社 ○○部 ○○様

お世話になっております。○○（名前）です。

この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。謹んでお受けいたします。

○○様にはご多忙の中、これまでお時間を割いていただき感謝しております。

貴社のご期待に応えられるよう、気持ちを引き締めて業務にあたる所存です。今後ともよろしくお願いいたします。

お礼メールはいつ出す？

メールを送るタイミングや、複数回の面接を受けるときにどうすればよいかわからない人も多いでしょう。いつまでに出すのが正しいのか、おもなパターンを紹介します。

面接当日に出すのが基本

面接後のお礼メールは、当日中に出すのが基本です。ただし、深夜や早朝のメールは失礼にあたる可能性もあります。当日が無理な場合は、翌営業日までに送るよう心がけましょう。

時間が経過するほど、メールの内容が担当者に与える印象は弱くなります。印象に残る文面を何日も考えているうちに、結果が出てしまうこともあるでしょう。

また、実際の仕事の場面では、数日かけてじっくり文面を考えるような時間はほとんどありません。お礼メールに時間をかけすぎると、「仕事面でもレスポンスが遅い人かもしれない」と悪い印象を与える可能性もあります。

毎回の面接で送る必要はない

多くの企業では、二次、三次と複数回の面接があります。そのたびに連絡が必要なのか、1回だけでよいのか迷う人も多いでしょう。

基本的には回数よりも中身が大切です。義務感でメールを書いていると、回数が増えるごとにお礼メールが形式的なものになっていきます。

同じような内容が続くと担当者に負担がかかり、逆効果になる可能性もあるでしょう。また、毎回『面接で伝えられなかったこと』を書きすぎるのも問題があります。

対面でコミュニケーションが取れないと判断されると、業務内容によってはマイナスです。状況に応じて、悪い影響を与えそうなときは送らないと考えても問題はありません。

お礼メールの気になる疑問

状況によっては、お礼が必要なのか迷う場合もあるでしょう。それぞれのケース別に、対処法を紹介します。判断に迷うときは送らないのも一つの選択肢です。

宛名で迷ったとき

面接官から名刺をもらっている場合、名刺に書かれている名前とメールアドレス宛にメールを送りましょう。しかし、状況によっては、『面接官が複数いる』『メールアドレスや名前がわからない』などの問題も出てきます。

名前がわからないときは、『面接ご担当者様』と個人名を書かずにメールを送りましょう。複数名いてそれぞれの名前がわかっているときは、連名または『面接ご担当の皆様』とまとめて、1通のお礼メールを送ります。

メールアドレス自体がわからないときは、企業の公式サイトを見てみましょう。採用担当部署のメールアドレスが記載されていることもあります。

求人サービスを利用しているときは、電話番号と合わせてメールアドレスが記載されていることもあるかもしれません。

メールに返信があった場合

お礼を伝えるだけのメールでも、状況によっては担当者から返信が来ることがあります。まれなケースですが、返信があったときはどうすればよいのでしょうか？

書かれている内容がお礼だけの場合、返信に対するお礼を簡単に記載しましょう。長文になると相手に返信を求めているように見えるケースもあり、簡潔に返信するのがスマートです。

ただし、相手側が『返信不要』と記載している場合は、返信は避けましょう。受け取った応募者側にとっては1通のメールですが、担当者には多くのお礼メールが届いているかもしれません。

メールのラリーが続いた場合、仕事の負担になる可能性もあるでしょう。

先に企業からのメールがきた場合

お礼とは関係なく、面接後に企業からメールが届くことがあります。ほとんどの場合、選考に関する内容です。

すでに採用・不採用が確定し、直後に連絡が来るケースもあります。何らかの問い合わせや次回の面接についての日程連絡の場合は、早めに返信しましょう。

企業から問い合わせが来る場合、その内容は採否にかかわります。お礼よりも質問や確認内容を重視しましょう。

簡単なお礼を述べた上で質問に回答すれば、お礼メールの代わりになります。別途お礼だけのメールを送ると、しつこくなってしまうでしょう。

お礼メールは社会人のマナーと考えよう

お礼メールは、面接をしてくれた担当者にお礼の気持ちを伝えるためのものです。社会人としてお礼を伝えるのは当然のマナーですが、義務感で定型文のメールを送ると相手にもその気持ちが伝わってしまいます。

できるだけ、自分の言葉で伝えるのが基本です。すぐに書くことが思いつかない場合は、送らないという選択もあります。次回の面接のときに直接伝える、最終面接に進んだときに伝えるなど、方法はいくつもあるでしょう。

選考通過や内定の通知が送られてきたときは、『通知が届いている』ことを担当者に知らせるためにも、お礼メールを送るほうがスムーズです。