営業目的の電話をかけるコツ。電話営業を成功させるポイント4点解説

営業目的で電話をかけるのは精神的につらいという人もいるかもしれません。しかし、営業の仕事を進める上で、電話をかけることはとても重要な工程です。営業目的の電話が必要な理由や電話口での話し方のコツ、心の持ち方について解説します。

電話営業は重要な仕事

営業の中でも、電話営業は非常に重要な仕事です。まずはビジネスシーンで電話営業が必要な理由と、つらいと感じる原因についてまとめます。

現代でも電話営業が必要な理由

現代はインターネットが普及してきた影響もあり、WEBサイトやSNSを使用した営業活動(WEBマーケティング)が、主流となってきています。

しかしWEBマーケティングは、既に商品を知っている人の流入が多く、『新規顧客の獲得が難しい』という課題を抱える企業も少なくありません。

新規顧客の開拓をするのであれば、その場で返答をもらうことができ、試行回数を重ねられる『電話営業』の方が、高い営業効果を期待できるといえます。

また法人・個人にかかわらず、飛び込み営業は断られる可能性が高くなりますが、電話営業でアポイントを取っておくことで訪問営業の成功率が高まります。

このような理由から、現在でも電話営業が必要とされているのです。

電話営業がつらいと感じる理由

電話営業がつらいと感じるのは、人それぞれの理由があります。中でも最も大きな理由は『1日に何件も電話をかけなければならない』ということでしょう。

電話営業は単調な作業にも見えます。しかし、商品を知らない人に口頭で商品の特徴を説明することや、電話相手から断られることは想像以上に精神的な負担がかかります。

また、電話営業にはマニュアルが用意されていることが多いとはいえ、ただ読み上げるだけでは相手に興味を持ってもらえません。項目に応じて相手の反応をうかがいながら、話す内容を考えなければならないでしょう。

コミュニケーション能力だけでなく、アドリブ力を問われる側面もあるため、『難しい』『つらい』と感じる人が多いのです。

電話営業のコツ 事前準備編

ここからは、電話営業を効率的・効果的に行うためのコツとして、ポイントを四つ紹介します。まずは『電話営業の事前準備』について見ていきましょう。

確度の高い架電リストを作る

営業電話をかけるにあたって、まずは契約の取れる見込みが高い顧客リスト(架電リスト)を作成します。

見込みが高いかどうかを見極めるには『自社商品のターゲット層にマッチしているか』が、重要な要素となります。

この工程は、営業企画という『営業戦略を立てる職種の人』が行ってくれる場合もありますが、そうでない場合は自分で作らなければなりません。

上司や先輩、ほかの部署の人とコミュニケーションを取りながら、『営業をかけるべき人(ターゲット)の年齢・性別』を決めたり、商品の魅力がどういった人に需要があるのかを調査・分析して、架電リストを作成しましょう。

トークスクリプトを用意する

トークスクリプトとは、あいさつから商品紹介や顧客への質問、クロージングまでを含む、一連の受け答えをまとめた台本のようなものです。

たとえば、『Aの質問に対してBという回答が来たら、Cに進む』といった形式で、最終的に契約というゴールにたどり着けるようなチャートとして利用します。

トークスクリプトを用意しないまま営業活動を行うと、会話の中で何を話すべきなのか、現在どこまで話が進んでいるのかを見失ってしまうかもしれません。

営業の効率が下がってしまう原因にもなるため、トークスクリプトは最低限用意しておきましょう。

ゴールまでの流れを理解しておく

トークスクリプトや台本を準備しておくことは重要ですが、それだけを頼りに進めるとどうしても棒読み感が出てしまい、営業活動の効果は低くなるでしょう。

そのため、電話をかけてから担当者に代わってもらうまでの流れと、商品説明や質問の受け答え方法、契約もしくはアポイントが取れた際に伝えておくべきことなど、一度シミュレーションして全体の流れを把握しておきましょう。

また全体の流れだけでなく、『この質問の目的は何か』『この回答の意図は何か』といったように、細分化して一つ一つの言葉の意味や目的を理解しておくようにすれば、さらに効果的に営業できるようになるはずです。

電話営業のコツ 話し方編

電話営業ではお互いに表情が見えない分、声色や話し方によって印象が大きく変わります。ここからは、電話中の話し方で意識しておくべきポイントを3点紹介します。

声のトーンを少し上げる

電話口で話すときは機械を介している分、対面で話すよりも話し声が相手に伝わりにくい状態です。自分ではあまり気にならなくても、相手にとってはストレスに感じられる場合もあるでしょう。

普段の話し声よりも、声のトーンを少し上げて話すことを意識すれば、声を拾いやすくなり相手も聞き取りやすくなるはずです。ただし声が高くなりすぎてしまうと、かえって相手に違和感を与えることになります。

最初のあいさつは落ち着いた調子で話し、その後セールストークを行う段階では明るい印象を持ってもらえるように、ワントーン高めの話し声を意識すると良いでしょう。

いつもよりゆっくり話す

電話営業では声のトーンも大切ですが、話し声のスピードも重要な要素です。早口で話してしまうと相手に話の内容が伝わらず、お互いにストレスを感じる原因にもなります。

普段よりもゆっくりと話すことを意識することで、『この人は自分にわかりやすく伝えようとしてくれている』と、顧客の信頼を獲得することにもつながるでしょう。

ただし、話すスピードがあまりにもゆっくりすぎてしまうと、かえって顧客がストレスを感じてしまいかねません。

極端にゆっくりにするのではなく、『いつもの話し方よりもほんの少しゆっくりにする程度』を、意識するのが良いでしょう。

発音を意識する

声の聞き取りづらさを解消するためのポイントとして、一文字一文字の発音を意識することも大切です。

発音がはっきりしていなければ、電話番号を相手に伝えるときに『1』『8』が上手く伝わらなかったり、自分の名前が相手に伝わっていなかったりすることもあります。

こちらの話したことに対して、相手が頻繁に聞き返してくることがあれば、意識的に発音を改善する必要があるでしょう。

また、『いち(1)』『しち(7)』のように混同しやすい読み方を避けることも意識しておくと、相手に伝わりやすくなるはずです。

電話営業のコツ トーク編

電話での営業活動においては、自分の伝えたいことをどのように伝えるかも大切な要素の一つです。ここからは、セールストークや受け答えの中で意識すべきポイントを紹介します。

簡潔に手短に話す

伝えたいことが一つあるのに対して、話が長くなりすぎると相手は聞く気がなくなってしまいます。また一度に伝える情報が多くなればなるほど、相手が聞く姿勢を持っていても真意を理解できなくなってしまうでしょう。

そのため、目的や結論から先に話すようにして、できる限り『簡潔で手短に話す』ことを意識する必要があります。

また、『~~ですが…。』『~~でして…。』というような話の区切り方も、人によっては違和感を覚える原因になります。『です』『ます』で区切れるような話し方を意識すると良いでしょう。

相手の話をしっかりと聞く

伝えたい情報が先行してしまうあまり、相手の話していることに耳を傾けず話し続けることはNG行為です。相手は自分が無視されたように感じてしまうと、話を聞こうとも思わなくなってしまうでしょう。

そもそも相手が話をし始めたということは、『会話をしながら考えたい』という意志が表れている証拠です。

一旦落ち着いて、相手が話している内容に耳を傾けながら、セールストークにつなげられる糸口はないかコミュニケーションを取ってみましょう。そうすることで、電話営業が成功する可能性が高まります。

断られる原因をつくらない

電話営業において営業先の人は、こちらが名乗った時点で営業の電話だということは理解しているはずです。

この場合は『お忙しいところ失礼します』から始め、すぐに本題に入るようなイメージで話を進めると、セールストークまで入れる可能性が高くなるでしょう。

相手の事情を気遣うことも必要かもしれませんが、下手に出すぎてしまっては、断られる原因を自分からつくることになります。

そのため、『現在お忙しいでしょうか?』『お話できるお時間はありますでしょうか?』といったような、相手に断られる隙を与えてしまう質問は避けるのが無難です。

電話営業のコツ マナー編

営業時に守るべきマナーは、訪問営業だけでなく、電話営業でも存在します。特にこれから紹介する三つのポイントは、電話営業時に最低限意識するようにしましょう。

相手に合わせた時間帯に電話をかける

電話をかけるときは時間帯や曜日に注意し、相手が迷惑にならないタイミングに合わせることが大切です。

ターゲットによって適した時間帯はさまざまですが、会社員の場合は『始業から30分程度』『昼休憩(12~13時)』『終業時刻の1時間前』辺りが、常識的なタイミングだとされています。

主婦がターゲットになっている場合、朝昼夜の食事時は避けるようにし、14~17時あたりにかけるのが良いでしょう。

ターゲットの年齢層によっても、適した時間帯が細かく変わる可能性があるので、可能な限り調べておくことをおすすめします。

丁寧な言葉遣いを心掛ける

営業形態が電話であれ対面であれ、営業職は『企業の顔』です。言葉遣いによって相手に不快感を与えてしまうと、信頼が落ちてしまいます。

また現在は、SNSで誰もが自由に発言できる時代です。ネガティブな書き込みをされる危険性もあるため、言葉遣いには気を付けておいた方が良いでしょう。

『自分の時間を割いてまで、話を聞いてもらっている』という気持ちで、敬意を持って接することができれば、相手にもそれが伝わり、契約やアポイントを取りやすくなるはずです。

断られても丁寧に対応する

営業の電話は1度断られたとしても、2度、3度と再度提案できるチャンスがあります。そのため断られたとしても、その場の対応は丁寧に行うようにしましょう。

落ち込んだり、やる気が無くなったりした様子が相手に伝わってしまうと、改めて営業の電話をかけたときに、取り合ってもらえなくなる可能性が高まります。

断られたときは、次のチャンスにつなげることを意識し、言葉遣いや声のトーンが変化しないように丁寧に対応することが大切です。

電話営業を続けるためのマインド

電話営業を長く続けるにはコツを身につけるだけでなく、どのような心持ちで仕事をするかも大切です。ここからは、電話営業を長く続けるためのマインドとして、以下の3点を紹介します。

モチベーションの保ち方

電話営業で断られることが続くと、自分の価値を否定されたような気分になってしまうこともあるでしょう。気持ちが落ち込んでくるだけでなく、仕事に対してのモチベーションも下がってきてしまいます。

電話営業は声色や話し方一つで、第一印象が大きく変わってしまうものです。落ち込んだ状態で電話営業を続けると、相手に不快感を抱かせてしまうかもしれません。

そういったときのために、自分なりのリフレッシュ方法を見つけたり、仕事の中で小さな目標を設定したりして、モチベーションを保つことも大切です。

たとえば、『今日は30件以上電話をかける』『早めに退勤できたら好きなものを食べに行く』など、小さな成功体験やご褒美を自分でつくってみることをおすすめします。

反省点を見つける

電話営業は結果が見えやすいので、失敗したことがわかりやすい職種といえます。振り返りをしっかりして、失敗を繰り返さないようにすることが大切です。

電話を切ってからすぐに内容を振り返り、反省点をメモするようにしましょう。もし可能であれば、自分側の発言のみをレコーダーや録音ソフトを使用して、録音しておくのもおすすめです。

録音データを聞き返すことで、声のトーンや話し口調の問題点にも気付けるほか、質問の仕方やセールストークの内容など、これまで気付くことのできなかった反省点も見つかるでしょう。

悩みすぎないことも大事

断られた理由を考えたり、反省点を探すことも大切ですが、考えすぎるあまり自分を責めてしまっては、かえって落ち込む原因をつくることになるでしょう。

電話営業を断る人のほとんどは、『商品に魅力を感じない』『興味がない』など、あなた以外の部分に要因を抱えています。

そのため、必要以上に自分を責め、仕事へのモチベーションを下げてしまうのはもったいないことです。

まずは『そもそも反省点があったのかどうか』を探り、そこから振り返りや分析を行うようにすれば、モチベーションの低下を防ぐことができるでしょう。

コツをつかんで営業電話の成功率アップ

電話営業は断られることの多い職種ですが、本記事で紹介したようなコツを意識することで、成功率を高めていけるでしょう。

しかし、失敗の原因を考えるあまり自分を責めてしまうと、精神的な負担が大きくなり、早期離職の原因にもなってしまいます。

電話営業に対してのモチベーションが下がっている場合には、『電話営業を続けるためのマインド』を参考に、自分だけのリフレッシュ方法を見つけたり、レコーダーを使用した振り返りや分析を試してみたりしてみましょう。

執筆者
キャリアゲ編集部
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